Wat is de Toolbox Governance model en Compliance
De toolbox voor het onwikkelen van heldere Governance en waardengedreven compliance biedt een werkmethode die je inzet om met een rechtvaardig geweten en verantwoording aan de mens- en organisatiekant te werken. Werken met de toolbox Governance en Compliance implementeert een waarden gedreven bewustzijn en helder lijnen en een handelswijze voor de manier waarop de organisatie zich wil en moet verantwoorden.
Waarom de toolbox Governance model en Compliance toepassen
Maatschappelijk gezien wordt het handelen van organisaties steeds transparanter. Daarom zijn er meer zaken waarvoor organisaties zich moeten en willen verantwoorden. Dit stopt niet bij het naleven van wet- en regelgeving of de financiële verantwoording. Risicomanagement en gedrag wordt voor de eigen organisatie en jouw klanten steeds belangrijker. Dat geeft aan zowel de mens- als organisatiekant, naar klanten, stakeholders en de maatschappij behoefte om verantwoord te ondernemen. Met een schoon geweten en een transparante houding naar alle stakeholders.
Je wil hiermee niet wachten op een maatschappelijk debat of tot er sancties worden ingesteld. Vaak zijn het incidenten die de regels en het geweten in beeld brengen. Je bent verplicht op sommige punten navolgbaar te zijn en gegevens transparant te kunnen maken. Op andere punten wil je zelf gemoedsrust en een schoon geweten hebben. Om trots te zijn op de organisatie waar medewerkers graag willen werken, zich mee verbinden en klanten zaken mee willen doen. Door onder meer persoonlijke- en commerciële belangen, werkdruk en gebrek aan kennis raken deze prioriteiten weleens uit beeld.
Wat je wil is een waarden gedreven houding in de organisatie die zich vertaald in transparantie, geweten en rechtvaardig gedrag wat naar een win-win. Dat er begrip, de sociale en morele wens is om zuiver te handelen en zelf de verantwoording te nemen voor de consequenties van eigen keuzes. De medewerkers gaan inzien dat zij daarin kritiek zijn en ook het belang van de waarden die daarvoor de grondslag vormen. Uiteindelijk zijn begrippen als verantwoording en rekenschap afgeven een norm en geen bedreiging.
Wat doen we met de toolbox Governance model en Compliance
Na een intake met de opdrachtgever presenteren we het begrippenkader over governance en waardengedreven compliance, welke relevant is voor de organisatie en de medewerkers. We communiceren verwachtingen en verplichtingen maar ook nut, noodzaak en meerwaarde van het werken aan dit onderwerp. Vanuit intrinsieke drijfveren helpen we mensen om een aansluiting te maken bij de vertaalslag van de vereiste compliance naar de eigen werkplek. Op deze manier werken we aan en een gezonde verbinding tussen de mensen en de voor hen geldende kaders.
Met een compliance versie van het Waarden Profiel testen we of deze begrippen in de organisatie leven. De werkwijze van de Toolbox helpt om op basis van interne drijfveren met compliance aan het werk te gaan en deze vervolgens te borgen in de systemen en structuren van de organisatie. Daardoor zijn deze niet afhankelijk van continue controles en sancties. De regelkaders worden in beeld gebracht en ze worden op interne consistentie gecheckt. Waar nodig worden ze geactualiseerd en geprioriteerd. Er ontstaat beeldvorming wat je moet en wil verantwoorden.
Vervolgens zullen we een vooraf afgesproken periode blijven monitoren of zaken gewenst verlopen. Wij kunnen interne procesbegeleiders opleiden om met deze werkmethode en de Waarden Profielen met anderen te werken maar ook om deze monitoring te doen en de verantwoording op zich te nemen. Vaak wordt na verloop van tijd een evaluatie gehouden en de waarden nogmaals getest. Hierdoor kan je zien of er verschuivingen zijn bij de medewerkers in de motivatie om compliance uit te voeren en wat het ze oplevert.
Hoe werkt de toolbox Waarden gedreven compliance
Er wordt vanuit sociale en morele verplichtingen steeds meer beroep op ons gedaan om aan bepaalde normen te voldoen, naast de officiële verplichtingen die we dienen na te leven. Het waarden Profiel geeft inzicht in hoe met compliance wordt omgegaan in de huidige organisatie en wat daarin gewenst is. We testen zowel of compliance begrippen herkend worden, als aanwezig en wenselijk zijn voor de organisatie. Tevens onderzoeken we welke waarde hieraan gegeven wordt. Om de missie en waarden te kunnen naleven brengen we zowel de persoonlijke-, huidige- en gewenste waarden van de organisatie in kaart. Ook komt daarmee de perceptie waar mensen energie van krijgen en wat ze energie kost in beeld.
Met de gegevens die het Waarden Profiel oplevert ontwerpen we gerichte workshops. Voor de diverse functies in de organisatie worden daarin de passende kaders en regels besproken. Waar nodig ondersteunen we bij het opstellen van regels, procedures en het creëren van systemen om de compliance transparant te maken en borgen. Op die manier ontstaan er heldere contextuele regelkaders. In de workshops zorgen we dat deze kaders en regels gecommuniceerd worden en dat waar nodig trainen we mensen zodat ze zich ermee kunnen verbinden. Daardoor ontstaat er consistentie in houding en gedrag en dragen teamleden zelf de verantwoordelijkheid voor hun handelen binnen deze kaders.
Vervolgens besteden we aandacht aan wat mensen zelf kunnen doen om hun autonome gevoel van zelfbeschikking en zelfbestuur binnen de regelkaders te blijven ervaren. We implementeren aanspreekbaarheid en rekenschap. Hoe medewerkers, collega’s bijsturende feedback kunnen geven aan diegenen die zich niet aan de regels en richtlijnen houden. Ook zorgen we voor een feedback cyclus waardoor overbodige regeldruk kan worden verminderd en proactief aan verbetering van regels en systemen gewerkt kan worden. Met behulp van een strategisch monitoringsplan wordt er zicht geboden of de organisatie voldoet aan de wet- en regelgeving. Op basis daarvan kunnen de verantwoordelijken zo nodig corrigerende maatregelen te treffen.
