Wat is de toolbox Referentie- & Handelingskaders
De werkmethode referentie- en handelingskaders zet je in bij de implementatie van een veranderingstraject om de medewerkers en organisatie te faciliteren met informatie. Het geeft antwoorden op vragen wat de bedoeling is van het traject en hoe deze vertaald moet worden naar de werkplek en de eindklant. Wij bieden kaders aan de mens- en de organisatiekant om de implementatie van verandering te vergemakkelijken en in flow te krijgen.
Waarom de toolbox referentie- en handelingskaders toepassen?
In een veranderingstraject komt er veel op medewerkers af, informatie en nieuwe routines die een plek moeten krijgen. Dat het dagelijkse werk anders moet kan onrust opleveren daarom wil je de medewerkers vooraf goed informeren en meenemen. Je wil dat medewerkers zich flexibel en capabel voelen te begrijpen en te handelen in veranderende omstandigheden. Je wil draagvlak voor verandering, commitment aan de koers en eigenaarschap van doelen. Om dit te creëren heeft het een meerwaarde mensen in contact te brengen met een antwoord op vragen die spelen; wat betekent dit voor mij, wat moet er dan gebeuren en hoe vertaalt zich dat naar de werkplek, mijn collega’s en de eindklant.
Referentiekaders bieden medewerkers de informatie om inzicht te krijgen over wat er in een organisatie van ze verwacht wordt qua houding en gedrag in het traject. Ze geven informatie over kansen die een verandering met zich meebrengt maar ook welke verwachtingen er zijn om de doelen en de eindresultaten te behalen. Handelingskaders bieden daarnaast voor de organisatie pragmatische instructies voor de vertaling naar de werkplek. Ze geven informatie en inzicht hoe het traject zich vertaald naar de processen en procedures en een plek moet krijgen in de systemen en structuren.
Het is wenselijk bij nieuwe ontwikkelingen dat de referentie- en handelingskaders op voorhand aangepast en gecommuniceerd worden. Dit wil je om te zorgen dat het gewenste denken en handelen gestimuleerd wordt in plaats van het oude denken en gedrag te bekrachtigen. Wat je wilt is organisatiekant maximaal ondersteunend is naar de menskant en de eindklant. Zodat zoveel mogelijk van de capaciteit en energie gefocust is op het bereiken van de doelen van de visie en de resultaten van de strategie.
Wat doen we als deze toolbox in de organisatie toepassen
Na een intake met de opdrachtgever brengen we de referentie- en handelingskaders in beeld of helpen deze eventueel vorm te geven. Daarna wordt een duidelijk verhaal gecommuniceerd naar de organisatie. Er ontstaat zo een beeld waar de medewerkers een bijdrage aan kunnen leveren. Na een collectieve kick-off sessie over veranderingen, nut, noodzaak en meerwaarde is er de keuze met individuele gesprekken of team coaching te werken. Daarin vindt uitwisseling plaats met de medewerkers hoe ze op een effectieve en efficiënte manier hun werk goed kunnen uitvoeren.
Bij een waarde gedreven verandering brengen we eerst de persoonlijke-, huidige organisatie en gewenste organisatie waarden in beeld om het vertrekpunt van verschillende actoren te bepalen. Met de Waarden Profielen worden door persoonlijke drijfveren, perceptie en waardensystemen de huidige gang van zaken en de gewenste situatie van de organisatie
transparant en bespreekbaar gemaakt. Al deze sessies zijn bedoeld voor informatie- overdracht en om samen tot een uitwisseling te komen. Hiermee kom je tegemoet aan de behoefte om het veranderingstraject soepel te laten verlopen.
Organisaties die de moeite nemen om referentie- en handelingskaders uit te werken en te communiceren zijn waarden gedreven. Zij betrekken hun medewerkers in veranderings-trajecten. Sturen op de intrinsieke motivatie van mensen en geven ze een kans adequaat te kunnen reageren op de nieuwe situatie. Als daarnaast ruimte is voor ideeën, ambitie, passie en talent zijn er mogelijkheden die de voortgang bevorderen en de dialoog over aan te gaan.
Hoe werken we aan Referentie- en HandelingskadersBij aanvang beginnen we met sessies met het management over de bedoeling van de opdracht. Hierin formuleren we de referentie- en handelingskaders en inventariseren wat daarvoor gefaciliteerd moet worden. Met de medewerkers starten we met een kick-off. Hierin wordt de bedoeling van de verandering maar ook nut, noodzaak en meerwaarde gecommuniceerd. Met een interactieve presentatie over waarden en de conclusies van de persoonlijke- team- en organisatie waarden laten wij zijn hoe hun perceptie als uitgangspunt wordt genomen en wat de uitdaging is van teams en organisatie de doelen en eindresultaten te behalen.
Alle deelnemende personen die ook een Waarden Profiel invullen krijgen hun persoonlijke uitslag direct anoniem online. Team- en organisatie output’s worden besproken in de interviews en teamsessies. Daarbij worden medewerkers steeds samen betrokken om te kijken wat de uitdagingen zijn vanaf het huidige vertrekpunt naar de gewenste situatie. Mensen bouwen vanuit eigen ideeën, concepten van de nieuwe manier van werken en hoe deze te vertalen naar de werkzaamheden. Omdat er op basis van de output’s van het Waarden Profiel wordt gewerkt is steeds de zelf ingevulde informatie actueel en wordt niets door een externe partij ingevuld
Wat levert de toolbox referentie- en handelingskaders op
Referentie en handelingskaders leveren duidelijkheid en flow op bij de mens- en bedrijfsmatige kant in de organisatie. Het geeft mensen begrip over de nieuwe manier van werken en een manier om dit aan te pakken. Vaak levert het in het begin ook een zoektocht en ontwenningsverschijnselen op. Maar doordat je werkwijzen aan zowel de mens als bedrijfsmatige kant van tevoren hebt geformaliseerd in afspraken en regels kunnen mensen daarop terugvallen. Er ontstaat aanspreekbaarheid en rentmeesterschap.
Dat niet alleen de mensen klaar zijn voor de nieuwe manier van werken maar ook de structuren, systemen, processen en procedures aangepast zijn en klaar voor gebruik. Er is duidelijkheid in randvoorwaarden, kaders, structuren en instructies en dat geeft een gevoel van goed geregeld leiderschap. Zodat het de mensen duidelijkheid biedt om op terug te vallen zodat de energie naar buiten kan gaan en omgezet kan worden in actie.
Duidelijke referentie- en handelingskaders bij de visie en strategie, wordt door de mensen als duidelijk ervaren. Die duidelijkheid vertalen de mensen in een organisatie naar leiderschap. Als het leiderschap op zijn plek is kan er rust ontstaan in de organisatie en mensen zich focussen op hun werk en de doelgroep die ze bedienen.
