Wat is de Toolbox Organisch Projectmatig Co-Creëren
Organisch projectmatig co-creëren is een toolbox met een werkmethode die een antwoord biedt op de uitdaging om projectmatig te werken vanuit synergie in (complexe) samenwerkingsverbanden. Co-creatie vindt plaats in een multi stakeholders proces. Hierbij worden de stakeholders uit het netwerk betrokken, met behoud van autonomie en gericht op resultaat en leren tijdens het proces.
Waarom zou je Organisch Projectmatig Co-Creëren invoeren
Co-Creëren doe je als er een behoefte is ontstaan aan een aangepaste manier van werken door veranderende omstandigheden. Tegenwoordig kenmerken projecten zich doordat ze in veel situaties afspelen in non controlled environments, dit zijn omgevingen waarin je de sturing beperkt in de hand hebt. Projecten bewegen zich dan vaak cyclisch, dat betekent dat het resultaat van de vorige cyclus wordt gebruikt om de volgende cyclus beter te laten verlopen. Het klassieke beeld van een project met een begin en eind is vervangen door fases met tussenstappen. Daarin moeten we soms terug naar af, nieuw budget ophalen of doelen bijstellen of veranderen en kort cyclische feedbackloops hanteren.
Projecten worden steeds vaker uitgevoerd door multi stakeholders, er zijn dan meerdere partijen betrokken die invloed hebben op het resultaat. Daarbij kom je vaak in de lastigheid met een dubbele sturingslogica van verschillende belanghebbende partijen. Dan heb je niet altijd meer te maken met een top down beslissingsstructuur maar lopen de hiërarchische sturing en sturing op projecten en programma’s door elkaar. Dit zijn slechts een aantal voorbeelden waarom het inregelen van efficiënte werkstromen nodig zijn en waar projectmatig werken niet altijd toereikend is. Een project of programma is efficiënt als de verschillende stakeholders en actoren zich betrokken voelen en er commitment aan de koers en eigenaarschap van doelen en wordt ervaren.
In samenwerkingsverbanden wil je dat er van diverse partijen de verschillende intenties en belangen meegenomen worden. Vanaf het vertrekpunt is het efficiënt om elkaar versterken en een win-win situaties creëren. Uiteindelijk gaat het erom dat je vanuit de gedeelde intentie de gezamenlijke belangen dient. Je houdt controle over de gang van zaken wanneer er een stevig fundament onder de werkwijze ligt. Organisch Projectmatig Co-Creëren leert je dit fundament te bouwen door de juiste stappen in de verschillende fases te zetten die goed worden geborgd. Je wilt voorkomen dat bij de terugkoppeling pas de conclusie wordt getrokken dat doelen niet zijn behaald omdat de verschillende stakeholders niet waren betrokken.
Wat doen we met de de Toolbox Organisch Projectmatig Co-Creëren
Situaties met mulitstakeholders in non-controlled enviroments vragen om een overzichtelijke en efficiënte manier van werken die de complexiteit versimpelen naar essenties zowel aan de organisatie- als mens kant. Deze essenties standaardiseren we per fase in procesomschrijvingen. Gevestigde methodes van projectmatig werken gaan uit van een controlled environment en enkele sturingslogica waarin sprake is van een beperkt aantal stakeholders en een vaste projectfasering die volgordelijk lineair moet worden doorlopen. Als er sprake is van projecten in een ‘controlled environment’ met een top down hiërarchie spreken wij van Projectmatig Werken.
Organisch Projectmatig Co-Creëren is gebaseerd op Organisch Leiderschap. Wij gaan uit dat van een van tevoren geobjectiveerd vertrekpunt van de verschillende stakeholders. Op basis van dit vertrekpunt wordt de strategie uitgezet. Draagvlak en eigenaarschap van doelen worden bij alle projectleden opgehaald. We werken verschillende processen nauwkeurig uit in fases met behoudt van focus op het doel door het inbouwen van korte feedback-koppel-loops met alle betrokken partijen.
De methodiek Organisch Projectmatig Co-creëren gaat uit van synergetisch werken. Het uitgangspunt is dat gewerkt wordt op basis van een duidelijke rolverdeling, de kennis en kunde gehaald wordt waar deze zit en je het eigenaarschap laat bij de plek waar die hoort. Je wilt de autonomie van partijen bevorderen, niet overnemen als dat niet persé nodig is. Door de gezamenlijke kennis te borgen wordt deze transparant en toegankelijk gemaakt en kan deze voor een efficiënte ondersteuning in projecten dienen. Als de benodigde kennis op basis van voorgaande vastgelegde benchmarks aanwezig is hoef je niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden.
Hoe werkt Organisch Projectmatig Co-Creëren
Bij de initiatie van projecten wordt eerst vastgelegd wat het waarden gedreven vertrekpunt is met een ontwikkelingsinstrument het Waarden Profiel. Vanaf dat punt sluit je de strategie aan op de doelen. Gezamenlijk met de medewerkers van de organisatie en belanghebbenden wordt gekeken wat efficiënt en nodig is op het projectpad. Er worden stappen en fases gedefinieerd in de workflow van projectopdrachten. Afhankelijk van de scope van het project kan er binnen het concept van Organisch Projectmatig Co-Creëren voor verschillende methoden voor van projectmatig werken gekozen worden.
Gebruikte modellen en werkwijzen worden op basis van eigen ervaringen in blue prints en toolboxen; vastgelegd, uitgerold en geborgd in een kwaliteitssysteem. Ook kan er tijdens een project weer teruggegaan worden naar een vorige stap als daartoe aanleiding is door veranderende omstandigheden. Er wordt vooraf gekeken naar verschillende factoren zoals de haalbaarheid van projecten, hiervoor worden criteria gedefinieerd en keuzes gemaakt welke tools het beste kunnen worden ingezet.
Deze methode analyseert welk soort processen er in de organisatie zijn. Per proces kijken we of deze in logische stappen zijn gedefinieerd en gestandaardiseerd. Hierbij worden de procedures per stap vastgelegd. Ook leggen we frames vast in de systemen, over besturen, bevoegdheden, beslissen, en beoordelen binnen de projecten. Daarnaast maken frames voor contextuele feedbackloops, leren en multiplying impact.
Wat levert Organisch Projectmatig Co-Creëren op
Door het volgen van de werkwijze van OPCC wordt er maximaal gestuurd op efficiënte werkstromen. Je stimuleert hiermee het autonome werken van de medewerkers en stakeholders. Door de ingebouwde terugkoppelings-, leer- en borgingsprocessen worden ook gegevens bijgehouden die online toegankelijk gemaakt worden voor alle betrokkenen. Het geeft zicht op de effectiviteit van de gekozen maatregelen. Middelen kunnen hierdoor een volgende keer nog effectiever worden ingezet doordat ze worden geborgd in een kwaliteitssysteem.
Alle belanghebbende partijen voelen zich gehoord en betrokken en zijn bewust van hun eigen rol, taak en verantwoordelijkheid. Door deze manier van werken worden organisaties steeds meer leverancier van oplossingen in plaats van uitvoerders van projecten. Tijdens de projecten wordt steeds een beroep gedaan op de competenties van leiderschap ondernemerschap en vakmanschap.
Core Commit heeft empirisch onderzoek laten verrichten naar de effecten van het invoeren van OPCC in een netwerkomgeving. Hieruit blijkt onder meer dat de waardendrives van de betrokken verschuiven van ‘een goed en harmonieus team met elkaar zijn’ naar ‘focus op de synergie, autonomie en eigenaarschap van doelen’. Dit heeft een positief effect op het bereiken van de gewenste resultaten. Een onderzoekverslag kan bij ons opgevraagd worden.
