Wat is de Toolbox besluitvormingskaders?
De werkvorm in deze Toolbox ondersteunt het ontwikkelen van functionele besluitvormingskaders. Kaders die in lijn zijn met de missie en visie van de organisatie en de omgeving waarin deze functioneert. Door de inzet van de toolbox ontwikkel je een helder beeld van structuur, kaders en instructies om (online)vergaderingen van teams en overlegplatformen te faciliteren. Via waardengedreven werkgewoontes stimuleert effectief overleg en collegiale samenwerking in teams.
Waarom de toolbox besluitvormingskaders bij overleggen en besluitvorming toepassen?
Nu er steeds meer online wordt vergaderd ontstaat er een behoefte naar functionele vergaderkaders, zodat mensen de verantwoordelijkheid dragen om overleg effectief en efficiënt uit te voeren. Jij wil social media en technologie zo optimaal mogelijk benutten om elkaar non-verbaal goed te interpreteren en aansluiting te maken. In korte waardengedreven vergaderingen waarin het sociale aspect een gekaderd begrip is. Zo wordt afstemming en besluitvorming transparant en wat informeel wordt besproken komt expliciet op de besluitvomingstafel terug.
Daarom moet je formeel vastleggen aan welke online platformen medewerkers deel uitmaken. Het doel is dat mensen vanuit hun taak deelnemen met de bijbehorende beslissingsbevoegdheid en de gewenste communicatie en omgangsvormen afstemmen vanuit de rol. De structuur binnen het overleg duidelijk is, wat de agendapunten zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is. Welke eindresultaten behaald moeten, op welke termijn.
Deze punten wil je omzetten naar wat dat betekent voor de uitvoering. Welke gemeenschappelijke afspraken daaruit voortkomen en hoe deze formeel ingeregeld worden. Je wil de juiste expertise selecteren, passend bij de onderwerpen. Ook is er helderheid nodig welke belangen van stakeholders moeten worden meegewogen in besluitvorming.
Wat doen we met de Toolbox functionele besluitvormingskaders?
Functionele besluitvormingskaders bieden structuur om te vergaderen, waardengedreven te werken en instructies om zaken overdraagbaar te maken. We leggen in de structuur vast wat de verschillende beslissingsplatformen zijn binnen het coperate governance model. Wat mensen hun officiële taak is en hun toegevoegde waarde. Waar de besluitvormingsbevoegdheid binnen de vastgestelde taak ligt. Soms wordt dit ook bepaald door de rol die je in een project hebt. Als deze niet vastliggen definiëren we de structuur.
Binnen de structuur beschrijven we de op welk platform strategische, tactische, operationele en projectmatige onderwerpen besproken worden. We leggen in de kaders vast over welke onderwerpen een overleg gaat. Wie vanuit welke taak of rol aan welk platform deelneemt. Wat zijn bijdrage is, beslissingsbevoegd of vanuit betrokkenheid meepraten. Als deze kaders niet vastliggen definiëren we de kaders. Met de inzet van het Waarden Profiel kan je de waarden kaders van waaruit je overlegt vastleggen.
We leggen voor ieder platform in een instructie vast. Hoe bespreekdoelen en middelen worden bepaald. Wat er van een onderwerp wordt besproken. Op welk abstractieniveau, reflectief of bepalend.
Vanuit welk tijdsperspectief. Hoe de vervolg agenda wordt bepaald en welke resultaten dan bereikt moeten zijn. Afspraken maken over de voorbereidingen voor de overleggen. Als deze niet vastliggen definiëren we de instructies. Ook definiëren we instructies voor eindrapportage voor overdracht en borging.
Hoe werken functionele besluitvormingskaders?
Wij maken een inventarisatie of de wenselijke informatie over de structuur en de kaders voor overleg duidelijk gedefinieerd zijn in het coperate governance model. We kijken daarbij of de structuren en kaders vastliggen gecommuniceerd en ingeregeld zijn. Als dit niet zo is gaan we deze stappen eerst definiëren. We maken instructies zodat de goede stappen in een overleg of vergadering geleefd kunnen worden. Ten slotte wordt aandacht besteedt hoe je aanspreekbaarheid en rekenschap creëert door overdracht en borging.
We bepalen de waarden door inzet van de Waarden Profielen. Dit worden de functionele kaders om de kaders waarbinnen gewerkt wordt. Daarbinnen maken we afspraken die het online vergaderen geschikt en hanteerbaar maken. Hoe we met elkaar omgaan in de webinars of vergaderingen. Als je vergadert via het scherm gaat veel persoonlijke en non-verbale communicatie verloren. Door waarden gedreven frames en afspraken kan je elkaar blijven ontmoeten op de menselijke factoren die verbinden en elkaar zakelijk aanspreken op feiten en eindresultaten.
Wat leveren functionele besluitvormingskaders?
Deze manier van (online) overleg inregelen levert veel duidelijke handvatten op. Vergaderen en overleg is op deze manier plezierig, menselijk en tegelijk efficiënt, effectief en resultaatgericht. Als mensen waarden gedreven werken levert dat verbinding en betrokkenheid op. Dat is waar mensen energie en zin in werken van krijgen. Je voorkomt hierdoor nutteloze wazige vergaderingen die weinig opleveren.
Als structuur en kaders en instructies duidelijk zijn kan je functioneel overleg beheersbaar houden binnen de gestelde tijd. Door de overdraagbaarheid en borging aan de bedrijfsmatige kant houd je de controle op de eindresultaten en de kwaliteit. Er ontstaat aanspreekbaarheid en rekenschap. Je krijgt referentie- en handelingskaders bij een goede werkgewoonte voor overleg. Het verhoogt het gevoel van collegiale samenwerking en teamwerk.
Nu de tijden veranderen blijft dit de nieuwe manier van werken die je duurzaam wil inregelen. Veranderen is een constante waarbij je steeds goed in de gaten moet blijven houden of je in de basis voldoende draagvlak hebt om de mensen mee te laten bewegen. Een creatieve prettige manier van online vergaderen levert op dat mensen uitkijken naar uitwisseling en collegiaal en klantcontact.
